¿Buscas un organizador de eventos?

Un organizador de eventos se ocupa de todos los espacios de eventos en un hotel o complejo turístico, como las salas de reuniones, los salones, las salas de banquetes y la zona junto a la piscina. Destaca en la planificación de bodas, conferencias y reuniones y también se le conoce como coordinador de eventos.

La persona en este puesto tiene en cuenta cada ocasión y cada presupuesto a la hora de planificar y organizar un evento de principio a fin. Está al tanto de las normas y reglamentos y sabe dónde obtener permisos especiales para eventos.

Descripción del puesto de organizador de eventos

Puedes adaptar esta descripción de tareas a la cultura y expectativas de tu hotel / restaurante para este puesto. Puedes copiarla y editarla para tu oferta de empleo.

Como nuestro organizador de eventos, sabes dónde encontrar lirios para la novia y el mejor champán para la celebración. Destacas a la hora de reunir a los equipos de Alimentación & Bebidas, Recepción y Limpieza para planificar y llevar a cabo cualquier evento. Realizas una gran labor de supervisión sobre el terreno, pero también destacas al redactar y enviar propuestas de eventos a los clientes.

Nuestro organizador de eventos sabe cómo organizar eventos extraordinarios que proporcionen recuerdos inolvidables a los clientes. También destaca en ventas y en marketing para la reserva de todas nuestras instalaciones. Buscamos una persona amable con una capacidad extraordinaria de comunicación, don de gentes y habilidades para la planificación.

¿Cuáles son las principales tareas y responsabilidades de un organizador de eventos?

Recibir y gestionar las reservas para eventos, congresos y reuniones.
Preparar y enviar presupuestos a los clientes, basados en sus necesidades y requisitos.
Comunicarse con los clientes y realizar un seguimiento, resolviendo sus dudas en todo momento.
Recibir a los clientes cuando lleguen al hotel/complejo turístico, y supervisar toda la logística de los servicios contratados.
Colaborar con otros departamentos dentro del hotel/complejo turístico, como A&B y Recepción y con proveedores externos.
Prestar asistencia a los clientes durante el evento para asegurarse de que todo se desarrolla a la perfección.
Preparar la factura final para los clientes tras la celebración de los eventos.
Reservar y realizar visitas (comerciales) al hotel/complejo turístico y degustaciones para clientes potenciales.
Ofrecer asistencia ocasional ad-hoc, durante el día, en bodas, reuniones y congresos, por ejemplo, organizando traslados en autobús, taxis y otras tareas logísticas.

¿Qué capacidades debe tener un organizador de eventos?

La persona en este puesto debe cumplir los siguientes requisitos:

Ventas y marketing para eventos.
Trabajo en equipo y colaboración con partes interesadas internas y externas.
Afinidad con eventos de diferentes presupuestos, tipos y capacidades.
Creatividad avanzada, capacidad de logística y planificación.
Realización de presupuestos y control de costes.
Excelente capacidad de comunicación en 1-2 idiomas.
Liderazgo demostrable y talento organizativo.
Coherente y con especial atención a los detalles.
Con la suficiente flexibilidad para realizar los cambios de última hora que sean necesarios.

¿Cuáles son las condiciones de trabajo estándar de un organizador de eventos?

El papel de un organizador de eventos es un trabajo a tiempo completo, que puede incluir el trato con clientes exigentes. Parte de la jornada se dedica a la supervisión sobre el terreno y el resto del día se dedica a tareas administrativas, como la realización de presupuestos y la planificación, que se realizan en un despacho. El trabajo de un organizador de eventos puede variar enormemente de un gran complejo turístico a un pequeño hotel boutique, tal como ocurre con otros puestos del sector de hostelería y turismo.

Debes tener en cuenta que muchos hoteles ofrecen oportunidades de desarrollo, importantes descuentos y otros beneficios a sus organizadores de eventos. Debes asegurarte de incluir las condiciones de trabajo y los beneficios en tu oferta de empleo para aportar la mayor claridad posible a los candidatos y atraer a los mejores perfiles para el puesto.

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