Las reuniones acaloradas pueden ser perfectas para una serie de televisión, pero no deberían ser así en la vida real. Un moderador de reuniones efectivo es la clave para que estas sean productivas para todos los asistentes.

Todos hemos pasado por algo similar: salir de una reunión de equipo pensando que ha sido una pérdida de tiempo, desanimados y con asuntos pendientes de resolver. 

Lo cierto es que, a menudo, las reuniones de equipo en el sector de hostelería y turismo acaban siendo poco eficientes. (Esto es más evidente si cabe en las reuniones virtuales o híbridas, a las que los participantes asisten desde zonas horarias diferentes o desde casa, donde existen demasiadas distracciones). 

Además, muchas personas consideran que las reuniones son algo “aparte” del trabajo “real”, una ocasión para alejarse de su mesa de trabajo, tomar un café e interactuar, con la productividad, si esta llega a producirse, como premio inesperado. En una encuesta realizada a directivos por la Harvard Business School en 2017, el 65 % declaró que las reuniones les impedían realizar su trabajo individual.    

Como mínimo, las reuniones deberían ser productivas. Y con un poco de visión de futuro, también pueden ser inspiradoras y agradables.  

 

El papel de un moderador de reuniones 

Un moderador efectivo es crucial para mantener reuniones de equipo productivas en el sector de hostelería y turismo. 

El moderador designado no tiene por qué ser un alto cargo o directivo (de hecho, a veces es preferible que no lo sea) pero sí debería ser alguien afable, intuitivo, organizado y con un conocimiento general de los temas a tratar y de las posibles consecuencias de las decisiones tomadas.  

Puede mantenerse al margen o participar activamente en la conversación. Un buen moderador siempre sabe qué acción es apropiada en cada momento.  

 

Cualidades que debe tener un moderador de reuniones de equipo  

John Naisbitt, el gurú para los negocios recientemente fallecido y autor del influyente libro Megatrends, declaró que “El nuevo líder es el moderador y no una persona que solo da órdenes”. 

En los equipos de hostelería, los líderes de éxito saben que deben promover la colaboración y apoyar a todos los integrantes del equipo para que den lo mejor de sí mismos. Deben fomentar la participación y la responsabilidad compartida y promover la comprensión mutua. La humanidad, la empatía y la creatividad son cualidades de liderazgo cada vez más reconocidas, junto con la visión, la gestión de equipos y la valentía. 

El papel del moderador de reuniones de equipo ofrece la oportunidad perfecta para poner todas estas cualidades a prueba.   

Aquí encontrarás una lista de funciones de los moderadores de reuniones, así como consejos y trucos para optimizar la productividad del equipo y la organización de tareas en la sala de reuniones.  

 

Gestor de la reunión

Unos días antes de la reunión, consulta a tu equipo y asegúrate de que hay un orden del día claro y una lista de resultados deseados. Esta información debería enviarse por correo electrónico a todos los participantes con unos días de antelación, con enlaces a los documentos pertinentes para cada punto que se vaya a discutir. 

Incluso si tu reunión de equipo tiene lugar en la planta con el personal de cocina o de mantenimiento, anota los puntos a tratar en una pizarra bien visible para que el personal tenga tiempo para asimilar la información y aportar sus ideas a la sesión. O anímales a poner post-its en la pizarra con sus ideas que podrán desarrollar durante la reunión, 

Piensa en el orden de los puntos a tratar, quizás colocando los más complejos primero y dejando los menos importantes para el final de la reunión, cuando es más probable que se tomen decisiones más rápidas. 

 

Técnico de la reunión

Puede parecer obvio, pero comprueba que todo el equipo audiovisual funciona a la perfección y que todas las contraseñas para los participantes virtuales están a mano antes de que comience la reunión de equipo. Si la reunión tiene lugar en un espacio de acceso público o en una zona común, haz lo posible para eliminar el ruido externo y las molestias. Todos los teléfonos móviles deben estar apagados, incluido el tuyo. 

 

Gurú de la reunión

Memoriza el orden del día de la reunión de equipo y aunque no sea tu responsabilidad, procura tener un conocimiento práctico de los temas a tratar. No hay nada más desmotivador para un equipo que un moderador que parezca no estar familiarizado con el orden del día. 

Por otra parte, otros temas pueden (y deben) surgir a través de un debate productivo y orgánico. Si percibes que un tema ha surgido de imprevisto en la reunión de equipo, invita a los participantes a reflexionar durante unos segundos y toma nota de sus ideas o anótalas para comentarlas en la próxima reunión.  

Siempre habrá participantes que no se atrevan a hablar en público, incluso si se trata de un grupo reducido de personas. En lugar de ponerlos en un aprieto, plantéales preguntas abiertas del tipo “¿Estás de acuerdo?” Esto les brindará la oportunidad de participar. O si te parece apropiado, también puedes asignar de forma muy diplomática funciones sencillas a los miembros más pasivos del grupo como tomar notas o controlar el tiempo.   

 

Líder de la reunión, motivador y pacificador

Todo el mundo espera que una reunión comience con una nota alegre, así que ten preparados algunos comentarios ingeniosos. Ten en cuenta que la gente necesita algo de tiempo para animarse y evita señalar a cualquier miembro del equipo en los primeros momentos, por muy bienintencionados que sean tus comentarios. 

Agradece siempre su participación a todo el mundo y construye puentes entre los participantes con temas de conversación comunes. Elogia las aportaciones específicas. Por ejemplo, en vez de decir “Gracias por esto”, di “Gracias, Susan, por ese comentario tan interesante sobre la planilla de horarios”.

Evita todo aquello que pueda percibirse como crítica directa convirtiéndolo en una pregunta. Por ejemplo, en lugar de decir “No es prioritario hablar de esto ahora”, pregunta “¿Por qué crees que es importante discutir esto en esta reunión?” 

La dinámica del grupo puede sacar a la luz lo peor de cada uno, especialmente en un grupo estructurado jerárquicamente. Si hay alguien que disiente o interrumpe en el grupo, lo más adecuado es reconocer su comentario con algo como: “Sammy, volvamos a tu interesante comentario después de que todos los demás hayan ofrecido su punto de vista”. Al final de la reunión, podrás pedirle que exponga lo que pensaba.



Secretario de la reunión 

Las reuniones pueden ser muy intensas, por lo que es necesario prever el fin de la reunión aunque queden algunos puntos no esenciales por discutir. Antes de dar por terminada la reunión, resume las principales decisiones y las vías de actuación. Esto dará a los participantes la oportunidad de expresar sus últimas inquietudes y opiniones e infundirá la sensación de que el tiempo ha sido bien empleado.