Los profesionales de Recursos Humanos del sector de la hostelería y el turismo se han visto desbordados debido a la escasez y la difícil búsqueda de personal. El sector hotelero y turístico se ha enfrentado a una rotación de personal nunca vista, afectando a la recuperación tras la pandemia. A esto hay que añadirle que la generación Z busca mejores condiciones laborales como horarios flexibles, sueldos más altos o la posibilidad de teletrabajar. Por lo que los gerentes de las empresas hoteleras y turísticas y los mánager de Recursos Humanos se han visto en la necesidad de buscar nuevas soluciones para gestionar el Departamento de Recursos Humanos de manera eficiente. La externalización de las funciones de Recursos Humanos podría ser una buena opción para resolver varios problemas, ya que si hay escasez de trabajadores y es difícil encontrar personal, ¿cuánta carga de trabajo podrá gestionar tu Departamento de Recursos Humanos o tus reclutadores internos?  

En este artículo, además de contarte en qué consiste la externalización de las funciones de Recursos Humanos y cuáles son sus ventajas e inconvenientes, te desvelaremos qué funciones de Recursos Humanos se pueden externalizar y las 5 mejores prácticas para aprovechar este servicio. 

¿Qué es la externalización de las funciones de Recursos Humanos?

Según la asociación Society for Human Resource Management (SHRM), la externalización de las actividades de Recursos Humanos, o también conocido como outsourcing de Recursos Humanos, se define como un acuerdo contractual entre una empresa y un proveedor externo en el que se describe cómo la empresa transfiere la gestión y la competencia de determinadas funciones del Departamento de Recursos Humanos a un proveedor externo.

En un contrato de externalización, una empresa puede ceder algunas o todas las funciones de Recursos Humanos a un proveedor externo en función de factores como el coste, las necesidades o el tamaño de la empresa.

Por ejemplo: una pyme en el sector de la hostelería y el turismo podría subcontratar servicios especializados que no pueda llevar a cabo su personal interno o una gran empresa podría externalizar las tareas administrativas y más rutinarias de este departamento y, así tener más tiempo para dedicar a otras tareas estratégicas como la planificación de la sucesión. 

¿Qué funciones de Recursos Humanos se pueden externalizar?

En función del tamaño de la empresa y sus necesidades, estas son las principales actividades del departamento de RR. HH. que una empresa hotelera o turística puede subcontratar a proveedores externos:

  • Beneficios: Un proveedor externo se puede encargar de gestionar los beneficios del personal, como los seguros, los planes de pensiones, la normativa y las indemnizaciones.
  • Políticas: Puedes subcontratar la elaboración de las políticas a una empresa o una consultoría especializada que te ayude a crear políticas para el acoso, las relaciones laborales o la diversidad y la inclusión.
  • Proceso de contratación: Publicar ofertas de empleo, verificar el historial laboral, hacer entrevistas y contratar son tareas primordiales de Recursos Humanos, pero hay que dedicarles mucho tiempo y se necesita mucho personal de la empresa. Por eso, si recurres a proveedores externos, no solo le quitarás carga de trabajo a tu departamento de RR. HH., sino que también permitirá que tu empresa acceda a un mayor número de candidatos. 
  • Normativa: Para los hoteles o restaurantes pequeños, la normativa puede llegar a ser una constante carga sobre los hombros. Por lo que, la externalización del cumplimiento de la normativa a una empresa externa puede ayudar a tu hotel o restaurante a cumplir con las normativas y leyes que están en constante cambio. 
  • Nóminas: La subcontratación de servicios relacionados con las nóminas, como la gestión, la automatización de los ingresos, las indemnizaciones, las reclamaciones, los impuestos y la gestión de las vacaciones del personal, puede evitarte toda esta carga de trabajo, al mismo tiempo que garantiza un servicio eficiente para tu plantilla. 
  • Formación: Garantizar que el personal de tu empresa hotelera o turística reciba la formación necesaria para desempeñar su puesto de manera eficaz es una función muy importante de Recursos Humanos. Por lo que, puedes externalizar los servicios de formación a especialistas que conozcan las últimas tendencias del sector y que pueden estar mejor preparados para actualizar al personal con los nuevos avances en el sector de la hostelería y el turismo. 

→🤔¿Tienes dudas sobre externalizar el proceso de contratación? 

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¿Cuáles son las ventajas de la externalización de las funciones de Recursos Humanos?

La reducción de costes es una de las mayores ventajas de externalizar las actividades de RR. HH. Al subcontratar empresas externas que se hagan cargo de la gestión de las nóminas, el cumplimiento de la normativa, la contratación, la formación y otras tareas; tu empresa hotelera o turística puede reducir costes en personal interno y gastos administrativos. Esto te permite disponer de más fondos para invertir en nuevos equipos, tecnología u otras iniciativas empresariales. Además, los proveedores externos suelen proporcionar servicios de más calidad a precios más bajos en comparación con el coste de contratar a varios profesionales a jornada completa.

Otras ventajas son las siguientes:

  • Eficiencia: La externalización de las funciones y el papeleo de Recursos Humanos permite dedicar más tiempo a gestionar tareas estratégicas.
  • Mejora del proceso de contratación: La externalización del proceso de contratación permite que tu empresa acceda a una red de profesionales global, lo que puede mejorar las métricas de diversidad de tu hotel o restaurante.
  • Reducción de riesgos: La externalización de las actividades de RR. HH. hace que parte del riesgo de incumplimiento recaiga en la empresa externa. 

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¿Cuáles son los inconvenientes de la externalización de las funciones de Recursos Humanos?

Las principales razones por las que las empresa no externalizan sus actividades de Recursos Humanos son las siguientes:

  • Preocupación por la calidad: Las empresas suelen creer que la subcontratación puede dar lugar a trabajos de menor calidad. Cuando se externalizan funciones de RR. HH. como la gestión de nóminas, el personal puede sentir que no está vinculado a la empresa, lo que puede provocar que los resultados sean de mala calidad.
  • Pérdida del control: Aunque la externalización ayuda a las empresas a reducir sus tareas, algunas empresas creen que perderán el control sobre algún aspecto importante para el negocio.
  • Problemas con los costes: Las empresas suelen pensar que la subcontratación de tareas de RR. HH. supone un coste elevado. Por lo que la mejor manera de evitar gastos excesivos de estos servicios es hacer un análisis comparativo de las empresas disponibles en el mercado.

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir una empresa para externalizar las funciones de Recursos Humanos?

La elección de un proveedor externo para nuestras funciones de RR. HH. es una decisión muy importante que no se puede tomar a la ligera. Por lo que para intentar elegir al mejor proveedor puedes guiarte por estos factores:

  • Coste: ¿Cuánto tienes pensado gastar en el servicio? Determina un presupuesto con el que te sientas cómodo y busca una empresa externa que se ajuste a tu presupuesto.
  • Tipo de servicio: ¿Qué funciones de Recursos Humanos quieres externalizar? Por ejemplo, quizá quieras subcontratar servicios de contratación, pero es posible que no quieras externalizar la gestión de nóminas. Busca proveedores que se encarguen del tipo de servicio que buscas de forma eficiente.
  • Reputación: Busca un proveedor que tenga buena reputación, ya que uno con mala reputación puede dañar tu marca.
  • Compatibilidad: Contrate a un proveedor que sea compatible con las necesidades de tu negocio y con el que puedas llevar una buena relación laboral con las discrepancias mínimas.
  • Especialización: La externalización de actividades de RR. HH. a una empresa que se dedique al sector de la hostelería y el turismo sería lo ideal, ya que conocen mejor cómo funciona el sector. En este caso, el boca a boca puede ser un método muy útil para encontrar al proveedor perfecto.
  • Protección de datos: El prestador de servicios de RR. HH. debe cumplir con las normativas sobre datos y empleo en su mercado. Debe manejar tanto los datos de la empresa como los de los empleados de manera confidencial para evitar sanciones reglamentarias y daños a la reputación. 

¿Cuáles son las 5 mejores prácticas para la externalización de las funciones de Recursos Humanos?

La subcontratación de servicios de RR. HH. puede parecer un proceso caro al principio, pero contratar a un proveedor cualificado y de confianza puede suponer un ahorro económico a largo plazo para tu hotel, restaurante o complejo turístico. La clave radica en gestionar la relación de manera efectiva. Estas son las mejores prácticas para la externalización de tareas de Recursos Humanos que pueden mejorar el rendimiento de tu inversión:

1. Investiga al proveedor de servicios

Es muy importante que trabajes con una empresa externa profesional y de fiar, ya que les estás dando acceso a los datos más privados y poniendo en sus manos las principales competencias de tu empresa. Por lo tanto, para asegurarte de que el proveedor es legítimo y de confianza, tienes que buscar a una empresa con un recorrido que pueda demostrar.

2. Utiliza un acuerdo de nivel de servicio (SLA)

Una vez que hayas seleccionado al prestador de servicios, además de formalizar un acuerdo de nivel de servicio (SLA) en el que se detallen las condiciones, las funciones y los indicadores de rendimiento; crea una relación de trabajo, aprueba los acuerdos transitorios y determina los canales de comunicación para el acuerdo de externalización.

3. Empieza poco a poco 

Si tienes dudas sobre la idea de externalizar las actividades de Recursos Humanos, puedes empezar probando con algunas funciones. Por ejemplo, primero puedes externalizar las nóminas de diez empleados y, luego, aumentar de forma gradual el número en función de tu satisfacción con el proceso. Si empiezas haciendo una prueba, te permitirá comprobar la capacidad y la fiabilidad del proveedor antes de comprometerte a externalizar más tareas de RR. HH.

4. Mantén una comunicación abierta

La comunicación abierta durante toda la relación es un aspecto esencial en el proceso de externalización. Si quieres obtener buenos resultados, necesitarás a un proveedor que sea accesible, receptivo y comunicativo. Una empresa que ignore los correos electrónicos o que quiera terminar las llamadas rápido no es el proveedor que mejor te conviene. 

5. Ten en cuenta el feedback del personal

Después de que hayas elegido a tu proveedor, es muy importante que recopiles las opiniones del personal. Ellos son los que más se van a beneficiar de este servicio, puesto que, gracias a la ventajas de la externalización de las tareas de Recursos Humanos, verán mejoras en su productividad y en la del departamento. Si no notan ninguna mejora, es mejor que busques a otro proveedor. 

Asimismo, crea un calendario para revisar de manera regular los servicios por los que estás pagando y evaluar si siguen satisfaciendo tus necesidades. Dado que la externalización de las actividades de RR. HH. se puede ajustar muy fácil, deberías evaluar de manera proactiva, si necesitas externalizar más o menos carga de trabajo en áreas específicas.